Durchhalten im Home-Office Marathon

Für viele von uns klang Home-Office bisher nach entspanntem, selbstbestimmten Arbeiten, Ruhe für eigene Konzepte, Raum für Kreativität, guten Kaffee und Mittagspause mit einer Folge der eigenen Lieblingsserie. Doch nach 4 Wochen verordnetem Home-Office wird die Arbeit zuhause für die meisten immer mehr zur Belastungsprobe. Auch die Home-Office Zeit wird zum Marathon. Wenn du das aktuell so empfindest, hast du sicher schon viele Tipps gelesen. Doch vielleicht haben wir noch die ein oder andere Idee für dich, die dir das von zuhause Arbeiten erleichtern können. 

Dein Arbeitsplatz zuhause 

Schau dir deinen Arbeitsplatz zuhause wirklich kritisch an: Hast du dort alles, was du für deine Arbeit benötigst? Fühlst du dich wohl? Ist der Platz so organisiert, wie du es brauchst? Unterstützt er dich oder lenkt er dich ab?  Es lohnt sich hier wirklich nochmal hinzuschauen und ggf. „umzuziehen“ oder (noch) etwas mehr Mühe und Zeit in die Organisation zu stecken. Sicher hast du auch schon gehört, dass es hilfreich sein kann, wenn du dich morgens genauso zurecht machst, wie für einen Büro-Tag. Diese Routinen sind nicht zu unterschätzen, sie wirken stabilisierend auf unsere Psyche. 

Arbeitszeiten und Pausen gelten auch für´s Home-Office 

Vielleicht denkst du, du brauchst das alles gar nicht für deine Zufriedenheit. Und auch bloß keine genauso festen Arbeitszeiten (z. B. 9 – 12:30, 13:30 bis 16 Uhr). Doch wenn du das VOR der Home-Office Phase hattest und dir diese Routinen nun (auch noch) fehlen, dann lohnt es sich, auch hier nochmal selbstkritisch hinzuschauen – und Veränderungen einzuleiten. Denn ohne, dass du etwas verändert, wird sich hinsichtlich deines Unwohlseins sehr wahrscheinlich nichts verändern. Hast du dir selbst feste Arbeitszeiten gesetzt und diese mit deinem Team-Lead und/oder deinen Kollegen kommunizierst, vermeidest du auch, dass deine Kollegen dich immer genau dann anrufen und noch etwas dringendes besprechen wollen, wenn du joggen gehen oder deine Weinschorle genießen willst. Lege dir auch Pausenzeiten zurecht. Auch wenn du zuhause bist, Pausen sind wichtig, damit du deine Konzentration und Motivation aufrecht erhalten kannst! Du tust niemandem einen Gefallen, wenn du dein Mittagessen zwischen Tür und Angel zu dir nimmst. Nimm dir kleine Auszeiten, um dich zu „zerstreuen“ und auf andere Gedanken zu kommen. 

Selbst-und Zeitmanagement im Home-Office

Selbst-und Zeitmanagement ist im Home-Office noch wichtiger und präsenter als im normalen Büroalltag. Die eigenen vier Wände bieten die perfekte Ablenkung und die verschiedensten Möglichkeiten um zu prokrastinieren – also alles immer und immer wieder zu verschieben. Damit du dich am Ende des Tages nicht frustriert fragst, was du heute eigentlich geschafft hast, ist es wichtig, dass du mit deiner Zeit gut haushaltest. Wie schon gesagt, ist es notwendig, dass du dir selbst Arbeits-und Pausenzeiten setzt, aber es gibt noch ein paar andere Möglichkeiten deine Konzentration und Motivation aufrecht zu erhalten. 

Hilfreiche Methoden sind hier zum Beispiel die „Pomodoro“ Methode oder die „heiße Kartoffel“ Methode. Mit der „Pomodoro“ Methode hilfst du dir selbst effizient und produktiv zu arbeiten. Wie sie funktioniert, erklärt dir unser Tomaten-Schaubild (denn Pomodoro ist italienisch und heißt Tomate):

Die „heiße Kartoffel“ Methode soll dir dabei helfen deinen inneren Schweinehund zu überwinden und die unangenehmen Aufgaben anzugehen:

Wir wünschen euch allen gutes Durchhalten und viel Energie für die noch kommenden Wochen im Home-Office!

Hilfe, ich habe keine Kontrolle mehr!

Woher kommt die Angst, vieler Führungskräfte die Kontrolle zu verlieren, sobald die MitarbeiterInnen nicht mehr gemeinsam mit ihnen im gleichen Büro weilen? Kontrolle haben zu wollen, ist ein ziemlich natürliches menschliches Bedürfnis, denn es suggeriert Überblick, Vorausschaubarkeit, Planbarkeit und damit Sicherheit.  Der Wunsch und das Bedürfnis nach Kontrolle und Sicherheit steckt in jedem Einzelnen; Menschen leben diesen Wunsch nur unterschiedlich stark aus. 

Ich kontrolliere, also bin ich (eine Führungskraft)

Wer in diesen Tagen als Führungskraft feststellt, dass ihn die “Unsicherheit” und der Wunsch nach “Kontrolle” packt, kann sich zunächst einmal fragen, ob dieses Bedürfnis gerade mit der eigenen Situation zu tun hat, oder die Mitarbeiter wirklich Gründe dafür liefern, häufiger oder “engmaschiger” kontaktiert zu werden – z. B. weil sie ganz neu dabei sind und sich ansonsten “alleine” gelassen fühlen oder auch Fehler passieren würden, die vermeidbar wären. Dennoch sollte eine Regel sein, das Gefühl des “ich muss jetzt mal nach dem Rechten sehen” zu reflektieren und die Gedanken dahinter zu hinterfragen. Manchmal stecken nämlich auch eigene Ängste rund um die “Daseinsberechtigung” als Führungskraft hinter “Kontroll-Anfällen”. Ein Gedanke könnt sein: “Wenn ich nicht kontrolliere, Fehler aufdecke oder irgendwas besser weiß – warum gibt es mich dann?”    

Kontrolle bedeutet für viele Mitarbeitende  das Gegenteil von Vertrauen

Kontrolle bedeutet für viele Menschen und somit auch für deine Kollegen und Team-Mitglieder  leider häufig das Gegenteil von Vertrauen und Zutrauen in ihre Fähigkeiten. Während du also vielleicht “kontrollierst”, weil dir das gut tut, bekommen deine Mitarbeitenden das ungute Gefühl dass du ihnen bzw. ihren Fachkompetenzen nicht vertraust.  Die Quintessenz hieraus lautet: Führungskräfte müssen insbesondere in Zeiten von Remote Work ein ausgewogenes Verhältnis finden, zwischen (Kontrolle) loslassen und am Team-Geschehen teilhaben, also Präsenz und Interesse zeigen, finden.

Und  auch hier heißt der Schlüssel zum Erfolg wieder: Kommunikation! Sprich mit deinen MitarbeiterInnen über deine Unsicherheiten hinsichtlich der neuen Situation und finde auch heraus, was sich deine Mitarbeiter wünschen, was sie gerade brauchen. Nun kannst du beweisen, ob dir das Konzept des “situativen” und Mitarbeiterorientierten Führen wirklich vertraut ist. Die goldene Regel lautet hier: Je unerfahrener und ggf. auch unsicherer Mitarbeiter (aktuell) sind, desto mehr Präsenz solltest du zeigen. Neben einem starken Augenmerk auf der individuellen Führung deiner Team-Mitglieder sollte es darüber hinaus regelmäßige gemeinsame Treffen geben, in denen sich die Team-Mitglieder untereinander austauschen können. Solltet ihr bisher morgendliche Stand-up Meetings durchgeführt haben, sollten diese natürlich auch aus der Distanz stattfinden. 

Schöne neue Home-Office-Welt

Jeder kennt das von sich selbst: Sobald ein „To Do“ nicht mehr direkt vor einem sitzt, entschwindet es ganz schnell im Wirrwarr der anderen Prioritäten. Somit ist die Angst, dass im Homeoffice plötzlich Sachen unter den Tisch fallen, Termine vergessen werden oder die Arbeitsqualität nachlässt, durchaus nachvollziehbar. Doch das muss nicht so sein! Die Angst und auch die Unsicherheit sowohl auf Seiten der Führungskraft als auch auf der der MitarbeiterInnen ist verständlich und normal, aber mit ein paar Tipps und Tricks kann sie schnell überwunden werden. Wir starten unsere Mini-Blog-Reihe zum Thema „Arbeit und Führung“ in Zeiten des (nicht wirklich freiwilligen) Home-Offices mit dem wichtigen Thema „Kommunikation“. 

Kommunikation im Büro läuft häufig nonverbal ab – „Mission impossible“ im Home-Office

Wirksame und wirkungsvolle Kommunikation ist im Büro unabdingbar, doch findet sie dort häufig viel unterschwelliger und viel nonverbaler statt, als uns klar ist. Ein Beispiel: Du siehst deinen Kollegen wie er, merklich gestresst, ein Telefonat nach dem anderen führt und noch schneller als sonst in die Tasten haut –  und kannst deshalb nachempfinden, warum er vorhin im Meeting kaum was beigetragen hat. Logo, er hatte mal wieder Stress mit seinem wichtigsten Projekt! Wenn nun jeder alleine zu Hause arbeitet, bekommen wir natürlich extrem viel weniger voneinander mit, wissen (noch weniger) was beim anderen gerade los ist.  

Vorsicht: Du bist NICHT deine Kollegin. Und umgekehrt

Es ist nur menschlich, von sich auf andere zu schließen. Wie wir alle wissen, ist das jedoch gefährlich. Nur weil du schon um 8 Uhr morgens topfit bist und sofort loslegen kannst, gilt das nicht zwingend für deine MitarbeiterInnen und/oder KollegInnen. Wenn Aufgaben nicht in dem Tempo erledigt werden, das wir uns wünschen, kann das in Zeiten des „Home-Offices für alle“, schnell zu Frustration oder sogar „Irritation“ führen – frei nach dem Motto: „Was macht der/die eigentlich den ganzen Tag?“ (Ein böser, böser Gedanke, den wir trotzdem alle kennen!). Hier ist es also wichtig Kommunikation ganz gezielt einzusetzen, als Ausgleich für die physische Präsenz. Wie? Hier ein paar Ideen:

• Vereinbart immer Deadlines miteinander, v. a. wenn die Aufgaben eine hohe Priorität haben.
• Kläre noch ausstehende To Do‘s bevor du neue hinzu delegierst, ansonsten entwickelt sich schnell Unzufriedenheit über nicht erfüllte Aufgaben und den Druck von oben
• Frage noch häufiger als sonst: „Passt es dir gerade?“, „Reiß ich dich raus?“ und bedanke dich, wenn jemand schnell etwas liefert. Das zeigt Respekt und Wertschätzung für das, was der Kollege gerade tut. 
• Sprecht direkt im Team darüber, welche Form der Zusammenarbeit/Kontaktaufnahme/Kontakthäufigkeit den Kollegen am liebsten ist. Man kann die Zeit nun auch gut nutzen, um Team-Regeln in Hinblick auf Telefonate, Whats-app und Zoom-adhoque-Einladungen zu klären und sich so besser kennen zu lernen. 
• Ausprobieren und darüber sprechen: Die Situation ist für alle neu! Wir haben noch keine Best-Cases in der Schublade. Versäume es v. a. als Führungskraft nicht, nach ein paar Wochen spätestens auch über Kommunikation auf der Meta-Ebene zu sprechen: Zu viel, zu oft, zu schnell, zu viel Druck, zu wenig Druck, zu wenig Kontakt? All diese Themen sollten – klar moderiert durch die Führungskraft – auf den Tisch!

Nutzt diese Zeit, um „Regeln der Home-Office-Zusammenarbeit“ zu besprechen und festzulegen. Und denke dran: Regeln sind auch dafür da, sie wieder über den Haufen zu werfen, wenn sie nicht klappen. Genau das ist UNSERE Chance im Hier und Jetzt: Dass wir nun Prozesse, Strukturen und neue Regeln für die Arbeitswelt der Zukunft ausprobieren und wertvolle Erfahrungen sammeln können, die uns gemeinsam nach Vorne bringen können!

Autorin: Anne Lemke